Eesti naised Kadi ja Laura korraldavad rahvusvahelisi sündmusi eksootilistes paikades

Kadi Oja ja Laura Viilep on juba terve dekaadi korraldanud rahvusvahelisi sündmusi nii Bali saarel kui Kolumbias, Jordaanias, Mehhikos ja paljudes muudes eksootilistes paikades. Need eestlannad on ka juulis Kultuurikatlas toimuva Mindvalley suveülikooli eestvedajad.

„Meil on ikka kõike juhtunud: oleme võõrustanud printsessi, sumbanud päev enne üritust üleujutatud fuajees, palganud vihmapeataja ja ajanud kohalikest ehituspoodidest taga viimaseid ventilaatoreid,“ alustab Kadi põnevusega oma tööpäevade kirjeldust.

Need kaunid Eesti naised on hinnatud kogu maailmas tänu nende korraldatud pidudele, konverentsidele ja kogukonnasündmustele. Laura ja Kadi on mõlemad töötanud Mindvalley’s üle kümne aasta ning on kõikide sündmuste arhitektid, kuhu koguneb kümneid kuni tuhandeid inimesi üle maailma. Võiks eeldada, et suur vastutus asukohtade, sündmuste ja inimeste heaolu eest teeb töö keeruliseks, kuid Kadi ja Laura räägivad oma tööst naeratades ja mängleva kergusega.

Kuidas näeb välja nii suurte sündmuse korraldamine? Milliseid on need detailid, millega te vaeva näete, aga mis külastaja jaoks on justkui iseenesest mõistetavad?

Laura: Me valmistame Mindvalley suveülikooli ette peaaegu terve aasta, aktiivsemad ettevalmistused toimuvad 6-7 kuud enne sündmuse algust. Kultuurikatlas on meil kokku seitse lava ja nende lavade täitmine ning programmi ettevalmistamine on väga põhjalik riikide ülene koostöö. Siin on vaja logistilisi teadmisi, tehnilist taipu, läbirääkimiste oskust, külma närvi ja palju muud, et inimene saalis olles isegi ei mõtleks, et selle taga on palju magamata öid ja sada erinevat lüli, mis tuli terviku loomiseks kokku panna.

Kadi: Ka laste programmi (Mindvalley ülikoolil on ka eraldi lastele suunatud programm) ettevalmistus on meile heas mõttes väljakutse, sest peame alati silmas pidama, et neil oleks põnev, aga et nad samal ajal ka õpiksid. Kuna nende vanemad võtavad osa põhiprogrammist, siis on oluline, et laste tegevused oleksid nii paeluvad, et vanemate tüütamine ei tuleks meeldegi (naerab). Nii saavad kõik õppeprogrammist maksimaalselt kasu. Samas on lapsed muidugi alati oodatud vabalt liikuma ja osati kaasavadki vanemad neid põhiprogrammi esinemisi kuulama.

Selliste sündmuste loomine, mis sobivad kogu perele ja pakuvad igale osalejale eraldi vaimustavat kogemust, nõuab teatavat kogemust. Millist tagasisidet olete lastelt ja vanematelt saanud?

Kadi: Inimesed tulevad siia kuni kolmeks nädalaks erinevatest maailmajagudest, seega korraldame ka meelelahutust. Igal nädalal on kaks õhtust sündmust, mis on eraldi ettevalmistatud põhiprogrammist. Eestis ei ole tavaks korraldada lastesõbralikke pidusid, kuid meil on lastele oma programm. See on väga hinnatud. Samuti soovitame alati lapsi kaasa haarata kogukonnasündmustele, et kogeda neid koos perena.

Laura: See on töö parim osa! Oleme loonud WhatsAppi grupi nii noortele kui ka vanematele, kuna arutelud ja kõrvalürituste ideed tekivad tihti. Näiteks eelmisel aastal korraldati ühiseid ujumis-, jalgratta-, pikniku- ja ronimisüritusi. Grupis antakse teada, kes üritusest osa võtab või millal keegi hiljem liitub. Samuti jagatakse muljeid. Lugesin neid eelmisel aastal ja see soojendas südant. Teismelised kirjutasid, kuidas üritused andsid neile julgust, inspiratsiooni, kuuluvustunnet, leidsid sõpru ja soovivad kindlasti tagasi tulla. See on korraldaja jaoks parim tagasiside!

Rääkige, mida see kujutab endast Mindvalley suveülikool ja miks tulevad inimesed siia nädalateks õppima?

Kadi: Mindvalley suveülikool on 3-nädalane enesearengu haridusprogramm, mis toob sel aastal Eestisse ligikaudu 1500 inimest. Oleme seda korraldanud aastaid ning huvi aina kasvab. Projekti mõte on pakkuda alternatiivset haridusprogrammi maailma parimate ekspertide kaudu, mida tavaharidussüsteem ei paku. Tänapäevased teadmised nagu isiklik ja aja juhtimine, emotsioonid, jätkusuutlik äri ja toitumine on olulised, kuid tavakooli need teadmised veel ei mahu, vähemalt mitte vajalikul tasemel. Selleks oleme kokku pannud põhjaliku programmi, kus igaüks leiab midagi enda elukvaliteedi tõstmiseks.

Laura: ​​Lisaks on meil on programmid 3-5-aastastele mudilastele, 6-12-aastastele lastele ja 13-17-aastastele teismelistele.

Kadi: Meie välismaalastest klientide jaoks on Tallinn väga atraktiivne sihtkoht, kuhu nad muidu ei pruugi sattuda. Need, kes on siin varem käinud, hindavad Tallinna kompaktsust ja seda, et meil on kõik käe-jala ulatuses. Seda kinnitab ka fakt, et väga suur hulk inimesi tuleb siia ikka ja jälle Mindvalley suveülikooli ajaks tagasi. Ka eestlased on meid märganud ja kohalikke osaleb sündmustel aina enam, hinnatakse sisu ja võimalust luua huvitavaid ja kasulikke rahvusvahelisi kontakte.

Mitu inimest teil tiimis on, et nii suur sündmus õnnestuks?

Meie põhituumikus on kümmekond inimest, kes valmistavad sündmust aasta jooksul ette. Lisaks on meil 150-liikmeline vabatahtlike võrgustik nii Eestist kui ka välismaalt.

Olete Mindvalley suveülikooli korraldanud mitu aastat, katsetades erinevaid asukohti nagu Horvaatia ja Barcelona. Kas saaksite rääkida mõnest apsakast, mis nende aastate jooksul on juhtunud?

Laura: Alustasime Mindvalley suveülikooli ideega 2017. aastal Barcelonas. Meil oli suurejooneline idee, kuid teostus ei olnud päris selline, nagu lootsime (naerab). Sellest ettevõtmisest valmis dokkfilm „Barcelona Experiment“, sest 300 inimese koostöö kuu aega võõras linnas oli meie jaoks uus kogemus. Rentisime koostöötamise keskuse kaks korrust ja panime suure osa programmist jooksvalt kohapeal kokku. Paljud esinejad ja Mindvalley liikmed tulid meile appi, mis lõpuks viis väga toreda tulemuseni. Kadi räägib lähemalt Horvaatia juhtumist (vaatab naerdes Kadi poole). Nendest kogemustest õpitud, oli meil Tallinna ürituse planeerimisel juba korralik strateegia olemas.Kadi: Katsetasime ühel aastal ka Horvaatias, kus rentisime sündmuseks imeilusa Estonia rahvusooperi sarnase teatrihoone. Kohapeal selgus, et seal toimusid samal ajal kinoseansid filmifestivali raames, millest keegi meid eelnevalt ei informeerinud. Pidime kohapeal kogu oma programmi ringi tegema. Lisaks oli sel suvel Horvaatias kuumalaine ja enamik ventilaatoreid ning jahutussüsteeme juba välja müüdud. Käisin sõna otseses mõttes ehituspoode läbi ja ostsin kokku, mis veel alles oli. Vahel on sündmuste korraldaja elu kõike muud kui glamuur, mis pildile ja videole jõuab. Me teeme taustal palju musta tööd, et osalejatel oleks maksimaalselt hea olla ning see mulle tegelikult selle ameti puhul meeldibki. Mitte ükski sündmus ei ole kunagi teisega sarnane ja rutiini meie töös ei teki.

Laura: Ilmateade on ka alati midagi sellist, mis hoiab meid tihtipeale pinges, sest kui on arvestatud välisündmusega, aga õues on paduvihm, siis tuleb asjad kiirelt ümber mängida.

Jagage mõni humoorikas seik sündmusi korraldades, mis jääb teile endale eluks ajaks meelde ja millele muiates tagasi vaatate?

Laura: Oleme sündmusi korraldanud pea kahekümnes riigis, seega on lugusid ilmselt raamatu jagu. Näiteks Kolumbias ujutas mõned päevad enne A-Festi algust üle hotelli fuajee ning meil puudus varuplaan. Jäi vaid lootus, et see läheb järgmiseks päevaks üle, kuid garantiid ei anna ilma puhul paraku keegi. Õnneks oli meie sündmuse ajal päike ja soe ilm.

Kadi: Teiste riikide puhul tuleb arvestada, et kultuurid on väga erinevad. Mõnes kultuuriruumis ongi normaalne, et kirjale vastatakse kahe nädala pärast. Teises kultuuriruumis aga peab teadma, et „yes, ma’am“ ei pruugi jaatavat vastust tähendada, vaid nad lihtsalt kardavad „ei“ öelda.

Laura: Näiteks pidime Balil palkama kohaliku „vihmapeataja“ ehk rain stopperi (Balil kutsutakse neid ka tukang terang’ideks), kes viib läbi vihma peletava tseremoonia. Raamatupidajale oli väga keeruline seletada, mida see 500-eurone „rain-stopper“ arve endast kujutab, kuid me austame kohalikke traditsioone ja püüame neid järgida nii palju kui võimalik. Antud juhul me küll saime lõpupeo ajal vihma kaela, kuid samas eelmised päevad oli kuiv. Võta siis kinni, kas sellest oli kasu või mitte (naerab).

Kadi: Ma tahaks välja tuua, et Eestis on ikka väga lihtne sündmusi korraldada just seetõttu, et kokkulepetest peetakse valdavalt kinni, kirjadele vastatakse normaalse aja jooksul ja ei teki ootamatuid kultuurilisi erinevusi. Sündmuste korraldamise puhul peab märkama väikseid detaile, aga tajuma väga suurt pilti. See teebki meie ameti ühelt poolt väljakutsuvaks, samas äärmiselt huvitavaks.

Mindvalley seisab selle eest, et inimestel oleks võimalik tegeleda enesearenguga asukohast sõltumatult ning teie ridades on terve hulk väga nimekaid tegijad. Kuidas te ise Mindvalley’s oma vaimse tervise eest hoolt kannate, nii kontoris kui ka väljapool tööd?

Kadi: Mis siin salata, meil on väga suur eelis - platvorm on meil olemas, kus on saadaval kõik tööriistad, et ennast juhtida, maandada ja inspireerida. Ja meie oma inimesed tõepoolest kasutavad neid programme. Juhid tuletavad oma tiimile ka aeg-ajalt meelde, et enda eest tuleb hoolt kanda. Mulle tundub, et Mindvalley’s töötavadki inimesed, kes on üldiselt sportlikumad, toituvad tervislikumalt ja panevad rõhku oma vaimsele tervisele. Meil on ka oma fitness- ja toitumisprogrammid ning kõik töötajad saavad käia endale sobival ajal trennis, kui ollakse tööasjadega joone peal.

Laura: Kontoris on näiteks meditatsioonituba, kus on joogamatid ja saab end veidi sirutada. Ja meil on raamatukogu, kuhu võib tellida endale meelepäraseid ja vajalikke raamatuid. Paljud meie töötajatest õpivad ise coach’ideks ning aeg-ajalt teeme kontoris koos joogat või zumbat. Kusjuures, meie büroojuht on ka toitumisnõustaja, kes teeb aeg-ajalt tervislikke smuutisid ja see meeldib muidugi kõigile.

Saite eelmisel aasta Aasta Konverentsi auhinna, palju õnne! Millistele kriteeriumitele peab üks sündmus vastama, et selline auhind saada?

Laura: Ma usun, et seal arvestati sündmuse unikaalset ülesehitust - 3-nädalane täispikk programm koos lisategevustega, igasugusele vanuseastmele. Samuti, et tõime Eestisse väga suure hulga välismaalasi. See ei ole lihtsalt sündmus, vaid me loome ka kvaliteetset sisu, millel on inimestele positiivne mõju ning tekib selline mõnus ühtekuuluvustunne. See paistab ka väljapoole ning usun, et see kõnetas ka žüriid.

Üha enam tõstab pead jätkusuutlikkus ja keskkonnasõbralikud sündmused. Kuidas te sellesse suhtute ja milliseid tegevusi teete, et sündmustel oleks võimalikult väike jalajälg?

Kadi: Tallinnas on meil regulatsioon, mis keelab ühekordsete nõude kasutamise ja see on väga tervitatav. Meie partneriks on Ringo, kes aitab taaskasutatud nõudega. Palume osalejatel kaasa võtta ka oma veepudeli, mida saab kohapeal täita. Julgustame kasutama ühistransporti ning sündmus ise toimub Kultuurikatlas, mis sai hiljuti rahvusvaheliselt tuntud ökomärgise Green Key. Püüame toota võimalikult vähe materjale, kui otsustame midagi toota, teeme seda keskkonnasõbralikult ning taaskasutame nii palju kui saame. Partnereid valides eelistame pigem neid, kes on samuti jätkusuutliku maailmavaatega kursis.